Lastenheft Pflichtenheft Erstellung gehören zum Alltag vieler Produktmanager und Produktentwickler, genauso wie die Diskussion um deren Inhalte. Wo der Unterschied liegt und welchen Sinn beide Dokumente haben, wird im Rahmen dieses Artikels erläutert. Die Frage ob und wie Lastenheft Pflichtenheft Inhalte voneinander abgegrenzt werden sollten, wird oft unterschiedlich beantwortet. Vielfach besteht die Meinung, dass es keinen wirklichen Unterschied gibt oder beide Dokumente annähernd gleich sind bzw. die Erstellung eines der beiden Dokumente ausreicht. Meine Erfahrung als Produktmanager und auch meine Tätigkeit im Vertrieb haben mir das Gegenteil bewiesen. Persönlich halte ich den Prozess der Lastenheft Pflichtenheft Erstellung für den wichtigsten Schritt zum Erfolg eines neuen Produktes.
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Vertragsbedingungen zwischen Lieferanten und Warenempfängern
Ihren Ursprung haben beide Dokumente in der Festlegung von Vertragsbedingungen zwischen Lieferanten und Warenempfängern. Der Warenempfänger beschreibt Empfängerbedürfnisse im Lastenheft, worauf der Lieferant eine spezifische Lösung im Pflichtenheft abbildet. Das Beispiel macht bereits deutlich, dass der Detailierungsgrad eines Lastenhefts sehr unterschiedlich sein kann. Verfügt der Warenempfänger über das nötige Fachwissen, finden sich in Lastenheften häufig sehr spezifische Kundenanforderungen bis hin zur Beschreibung von Lösungen.
Anstoß einer Produktentwicklung ist immer die Erkenntnis eines unbefriedigten Kundenbedürfnisses. Quellen dieser Erkenntnis können alle kundennahen Funktionsbereiche eines Unternehmens sein (z.B. Vertrieb, Marketing, Produktmanagement, Marktforschung, Service). Darüber hinaus können Anregungen für neue Produkte auch direkt aus dem Technologiemanagement oder der Entwicklung kommen.
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Lastenheft Erstellung = Definition von Kundenanforderungen
Üblicherweise fasst das Produktmanagement diese Anforderungen in einem Lastenheft zusammen und prüft wirtschaftliche und strategische Grundvoraussetzungen für eine Neuprodukt-oder Variantenentwicklung. Welche Faktoren bei der Entscheidung für eine Produktentwicklung berücksichtigt werden müssen, findet sich im Artikel Produktmanagement Aufgaben. Neben den Kunden- und Marktanforderungen sind aber auch gesetzliche und technische Rahmenbedingungen sowie Umsatzerwartung und Anforderungen an Fertigung, Lager etc. übliche Bestandteile eines Lastenheftes. Nach Möglichkeit sollte ein gutes Lastenheft daher auch ein Kommitment des Vertriebes zur Abnahme bestimmter Mengen und zu dem realisierbaren Marktpreis enthalten. Daraus können die benötigten Herstellkosten errechnet werden. Da sich die Stakeholder selten einig über die geforderten Eigenschaften eines Produktes sind, wird in einem Lastenheft oft auch einen Kompromiss abgebildet.
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Pflichtenheft Erstellung = Lösungsspezifikation
Warum benötigen wir ein Pflichtenheft wenn es schon ein Lastenheft gibt?
Wer sich schon einmal mit der Festlegung von Zielen beschäftigt hat, stößt unweigerlich auf die folgenden zwei Grundanforderungen:
1. Ziele sollten messbar sein und
2. Ziele sollten realistisch sein.
Die in einem Lastenheft festgehaltenen Kundenanforderungen entsprechen obigen Anforderungen nur bedingt, insbesondere im Hinblick auf Messbarkeit. Das ist durchaus üblich, schließlich werden im Lastenheft Kundenanforderungen festgehalten.
Ein Taschentuch beispielsweise würde vom Nutzer als weich, leicht, weiß und geruchlos beschrieben werden. Das ist sehr unspezifisch und lässt noch keine Rückschlüsse auf mögliche Produktionsverfahren, Lieferanten und Herstellgrenzkosten zu. Ein Pflichtenheft würde daher Spezifikationen zur Erfüllung dieser Anforderungen enthalten (z.B. Dicke in mm, verwendbares Material etc.). Das Ziel wird also messbar gemacht und auf Realisierbarkeit geprüft.
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Pflichtenheftspezifikationen können sich ändern
Hier liegt einer der Gründe, weswegen die Erstellung eines Pflichtenheftes benötigt wird. Ein anderer Grund liegt in der Notwendigkeit der Trennung zwischen Kundenanforderungen und Entwickler bzw. Herstellerspezifikation sowie deren Validierung am Ende eines Projektes.
Das in einem „Pflichtenheft“ dokumentierte technische Lösungskonzept beschreibt den Weg, wie der Auftragnehmer (bei internen Produkten die Produktentwicklung) die Anforderungen des Auftraggebers aus dem Anforderungsprofil (Lastenheft) zu erfüllen gedenkt. Das Pflichtenheft ist, entgegen der zum Teil verbreiteten Meinung, nicht als in Stein gemeißeltes Umsetzungskonzept zu sehen, sondern einer gewissen Flexibilität unterworfen. Das Pflichtenheft ist ein Steuerungsinstrument für den weiteren Entwicklungsprozess, dessen Inhalt keineswegs konstant, sondern an den Stand zukünftiger Erkenntnisse angepasst werden muss.1
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Lastenheft Pflichtenheft Fazit
Auf die Lastenheft Pflichtenheft Erstellung sollte aus vielerlei Gründen nicht verzichtet werden. Einerseits um Kunden bzw. Produktanforderungen von Hersteller bzw. Entwicklerspezifikation abzugrenzen und zu validieren. Andererseits entsteht erst mit der Erstellung und (unternehmensinternen) Konsolidierung eines Lastenheftes und durch die Diskussion im Zuge der Erstellung eines Pflichtenhefts, Klarheit über Nutzeranforderungen und Rahmenbedingungen.
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Weiterführende Artikel:
Wie erstelle ich ein Pflichtenheft?
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