Veränderungsmanagement gehört in vielen Unternehmen leider nicht zu den erfolgreichen Disziplinen. Zu den typischen Erfahrungen von Produktmanagern oder Produktentwicklern gehört es, unter Rahmenbedingungen zu arbeiten, die von unvollständigen oder wenig Sinn bringenden Prozessen, unklaren Verantwortlichkeiten und geringen Möglichkeiten zur Mitbestimmung gekennzeichnet sind. In den allermeisten Fällen gab es zwar Ansätze und interne Projekte zur Veränderung dieser Situation, in den wenigsten Fällen waren diese aber erfolgreich..
Veränderungsmanagement Definition
Warum Veränderungsmanagement benötigt wird lässt sich am Beispiel der Entwicklung gut erklären. Stehen wesentliche Veränderungen im Unternehmen an, z.B. am Produktentstehungsprozess, sind davon nahezu alle Unternehmensbereiche betroffen. Durch die vielfältigen Schnittstellen und zum Teil wenig abgrenzbaren Aufgabenfelder der Produktentwicklung, können Transformationen weder von oben herab „übergestülpt“, noch von innen heraus im Alleingang bewältigt werden. Hierzu wird ein professionelles Veränderungsmanagement bzw. Change-Management benötigt.
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Veränderungsmanagement Methoden
Trotz Veränderungsmanagement kann ein so umfassender Change-Prozess wie die Neugestaltung des Entwicklungsprozess oder Produktmanagements nur mit voller Unterstützung der Geschäftsführung umgesetzt werden. Einschnitte und zusätzliche Aufgaben in angrenzenden Bereichen werden automatisch zu Unruhe führen. Wenn der Rückhalt aus der obersten Leitungsebene fehlt, kann das Veränderungsmanagement keinen Erfolg haben. Je nach Ausgangssituation muss zusätzlich ein Kulturwechsel im Unternehmen angeregt werden. Die Unterstützung der Geschäftsführung ist dazu unbedingt notwendig.
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Veränderungsmanagement Phasen
Dass Veränderungsmanagement je nach Phase von der Managementebene auf die Mitarbeiterebene übertragen werden muss, wird um so deutlicher, wenn man die Ergebnisse einer Studie der TU-München betrachtet. Diese befasste sich mit Veränderungsprojekten bzw. Veränderungsmanagement und Gründen für deren Scheitern. Mehr als 60 Prozent der befragten Teilnehmer gaben mangelhaftes Engagement der oberen Führungsebene und mehr als 50 Prozent das Fehlen von Zielbildern und Visionen als Gründe für ein Scheitern an. Auch der zu gering ausgeprägte Veränderungswille des Linienmanagements sowie fehlende Erfahrung im Umgang mit Verunsicherung bei Mitarbeitern wurden als Gründe aufgeführt. Zudem galten für viele Mitarbeiter fehlendes Vertrauen in die Führungsebene und lückenhafte Kommunikation als maßgebliche Faktoren. Besonders kritisch: Mehr als 40 Prozent der befragten Mitarbeiter gaben an, sich aus dem Prozess zurückgezogen zu haben und nur knapp 20 Prozent der Teilnehmer bezeichneten sich selbst als aktive Unterstützer.
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Projektstruktur als Hilfmittel
Verönderungsmanagement benötigt eine Projektmanagement-Struktur. Allerdings bedürfen Veränderungsprozesse kein übermäßig detailliertes Projektmanagement, sondern vor allem eine klare Zieldefinition und Festlegung von Milestones. Projektmanagement dient insbesondere der Steuerung und Kontrolle von Tätigkeiten und der Festlegung von Ergebniserwartungen. Es soll also verhindert werden, dass keine „unnötige“ Unruhe in die Firma gebracht wird. Im Gegensatz zu technischen Projekten, können und sollten im Veränderungsmanagement keine zu detaillierten Termin- und Ablaufpläne ausgearbeitet werden. Soziale Veränderungsprozesse benötigen Flexibilität, das gilt besonders für Innovationsprozesse.
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Bildung Kernteam und Projektstart
Nach den Grundzügen des Projektmanagements sollte zu Beginn des Projekts eine umfassende Klärung der Ausgangssituation stattfinden. Hierzu gehört vor allem eine Analyse der Unternehmenskultur und der bestehenden Prozesse. Auch Ansprechpartner im Controlling, QM, Marketing, Fertigung sowie weiterer beteiligter Abteilungen müssen benannt bzw. von Anfang an in das Projekt mit einbezogen werden. Besonderes Augenmerk gilt der Wahl des Projektleiters. Dieser sollte sich im Idealfall freiwillig als Manager zur Verfügung stellen und vom Sinn der Veränderung überzeugt sein. Nach der Bildung des Kernteams und Analyse des Ist-Zustandes erfolgt die Zieldefinition als Konsens im Projektteam und mit der Geschäftsführung. Ein mögliches Tool wäre hier ein Design-Thinking-Workshop. Um vor übermäßig hohen Erwartungen zu Schützen und den Erfolg transparent zu machen, sollten große Ziele in Zwischenziele unterteilt werden.
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Anfangen, Erfahrungen sammeln und keine unnötige Zeit mit Theorien verschwenden
Was für Produktentwicklung gilt, gilt auch für das Veränderungsmanagement. Monatelange Planung und übermäßig detaillierte Strategieentwicklung wirkt auf alle Beteiligten kräftezehrend. Deshalb gelten auch hier die Grundsätze „fast prototyping“ bzw. „fast fail“. Je mehr Wissen über die vorhandenen Strukturen und Hindernisse vorliegt, desto konkreter wird auch das Ziel. Auch deshalb macht übermäßig detailliertes Projektmanagement keinen Sinn. Wenn es im Prozess zu einem Strategiewechsel kommt, sollte das auch wieder kommuniziert werden und idealerweise als „Erfolg“ gefeiert werden. Schliesslich hat man Erfahrungen gesammelt.
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Veränderungsmanagement Spiele
Je nach Veränderungsprozess und Zielstellung bieten sich für die Workshops spielerische Übungen an. Hier können z.B. vorgestellte Werte oder Strategien „erprobt“ werden. Anhand der praktischen Übung bleibt das Erlernte so besser im Gedächnis und lässt sich später besser anwenden.
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Tue Gutes und rede darüber
Um im Unternehmen einen Erfolgsnachweis erbringen zu können, sollten erreichte Ziele nicht nur dokumentiert sondern vor allem kommuniziert werden. Auch ein Mitarbeitergespräch bietet sich an, um Unklarheiten zu beseitigen. Veränderungsmanagement sollte als positive Erfahrung im Unternehmen wahrgenommen werden, was nur mittels durchgängiger Kommunikation der Erfolge erreicht werden kann.
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