Management by Objectives (MbO) ist eine der beliebtesten Führungsmethoden in vielen Unternehmen. Meine persönlichen Erfahrungen mit diesem Ansatz sind ebenfalls sehr positiv. Allerdings habe ich auch schlechte Erfahrung mit MbO gemacht und nicht immer den optimalen Output erzielt. Management by Objectives ist eine Herausforderung und kann nur unter bestimmten Voraussetzungen erfolgreich sein. Welche das sind und wie ich mein Team für diese Führungsmethode fit mache ist Thema dieses Artikels.
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Management by Objectives Definition
Wie die Bezeichnung schon vermuten lässt, hat die ursprünglich von Peter Drucker vorgestellte Methode den Ansatz einer Führung durch Zielvereinbarungen und nicht mittels Delegation von Aufgaben. Im Idealfall wird die Methode unternehmensweit eingesetzt wenn z.B. aus einer Unternehmensstrategie hervorgegangene Unternehmensziele auf Einzelziele bzw. Projekte aufgeteilt und von den jeweiligen Bereichen eines Unternehmens umgesetzt werden. Die Vereinbarung von Einzelzielen mit Mitarbeitern kann im Zuge eines Mitarbeitergesprächs erfolgen. Ziele sollten dem SMART Muster entsprechen, d.h. spezifisch (specific), messbar (measureable), erreichbar (achievable), realistisch (realistic) und terminiert (time related) sein.
Planungs- und Steuerungskonzepte für die Ableitung, Einhaltung und das Controlling von Unternehmenszielen gibt es viele. Zu den bekanntesten Konzepten gehört das Hoshin Management (Hoshin Kanri) oder die Balance Score Card.
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Management by Objectives Beispiel
Management by Objectives beginnt mit der Ableitung von Einzelzielen aus Unternehmens- bzw. strategischen Zielen. Dabei findet ein Abgleich mit den vorhandenen Mitteln und Ressourcen statt. Meilensteine und Wege zur Zielerreichung werden durch die Mitarbeiter schriftlich ausgearbeitet. Wie ein Mitarbeiter Ziele erreichen möchte, ist weitgehend ihm überlassen. Die Zielerreichung bzw. der aktuelle Status sollte regelmäßig überprüft und eventuelle Abweichungen analysiert werden. Ein Beispiel für die Zielbildung mit MbO findet sich hier:
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Management by Objectives Beispiel Ziele
Beispiel Ziele für MbO im Kontext von Entwicklung und PM sind Prozessziele, Problemlösungen sowie Innovationsziele.
Prozessziele sind oft an Entwicklungsstandards gekoppelt. Ein Prozessziele könnte z.B. die Einhaltung von Quality Gates oder eines anderen Standards sein. Dabei sollten Richtlinien und Standards als Referenz dienen. Problemlösungsziele sind in der Entwicklung ebenfalls beliebt. Problemlösungen lassen sich zum Beispiel mit der Verringerung von Fehlerquoten messen. Diese Art von Ziel lässt sich sowohl qualitativ als auch quantitativ gut definieren. Typisch für den Vertrieb sind Umsatz- Auftragseingangs- und Deckungsbeitragsziele. Als weiteres Beispiel lassen sich Innovationsziele nennen, die typischerweise aus der Produkt- oder Technologieroadmap hervorgehen.
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Warum scheitert die Umsetzung so oft?
Viele Manager wollen, dass ihre Teams und Mitarbeiter eigenständig arbeiten aber leider fehlt es ihnen oft am nötigen Vertrauen.
Die meisten Teams und Mitarbeiter wollen mehr Unabhängigkeit und Freiheit in ihrer Arbeitsumgebung, können Fortschritte aber nur schwer kommunizieren bzw. transparent machen.
Das sorgt für Unzufriedenheit auf beiden Seiten und macht Management by Objectives zu einer Herausforderung. Führungskräfte erzeugen Druck auf Teams, weil es ihnen an Transparenz und Feedback fehlt. Auf den Druck reagieren Teams und Mitarbeiter mit Unsicherheit und fallen in aufgabenorientiertes Handeln und Denken zurück.
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Wie ist es möglich, aus dieser gegenseitigen Blockade auszubrechen?
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6 Faktoren für den Erfolg mit Management by Objectives
Führungskräften fällt es schwer, Ziele an Mitarbeiter und Teams zu kommunizieren und sie dann mit der Bearbeitung alleine zu lassen. Das ist verständlich, schliesslich haben auch Führungskräfte Rechenschaft abzulegen und sind daran interessiert möglichst regelmäßig über den aktuellen Stand eines Projektes informiert zu werden.
Teams und Mitarbeiter hingegen befürchten Interventionen durch Führungskräfte oder die Einschränkung ihrer Entscheidungsfreiheit, wenn sie in Projekten Zwischenergebnisse kommunizieren.
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Führungskräfte müssen also lernen Feedback zu geben, ohne Mitarbeitern das Gefühl von Kontroll- und Entscheidungsverlust zu geben.
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Mitarbeiter und Teams müssen lernen, regelmässig Feedback entgegen zu nehmen und sich nicht unnötig unter Druck setzen zu lassen.
Leichter gesagt als getan.
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Aus meiner Sicht bestimmen die folgende 6 Faktoren den Erfolg vom Management by Objectives:
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1.) Ziele gemeinsam festlegen
Viel zu oft werden Ziele und angestrebte Ergebnisse ohne Mitsprache des Mitarbeiters festgelegt. Gelegentlich ist aber auch das Gegenteil der Fall, wenn Mitarbeiter das angestrebte Ergebnis ohne den Teamleiter festlegen. Beides macht keinen Sinn, denn ohne Feedback der Mitarbeiter fehlt die realistische Prüfung von Machbarkeit bzw. Ressourcen und ohne das Feedback des Managements fehlen strategische Leitplanken.
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2.) Ziele in smarte Zwischenziele unterteilen
Je weicher und schwammiger das Ziel definiert wurde, desto schlechter für alle Beteiligten. Eine gute Zieldefinition lässt kaum mehr Spielraum für Interpretationen. Deshalb sollten Mitarbeiter und Manager den SMART Ansatz berücksichtigen und die Ziele in Meilensteine herunterbrechen, welche ebenfalls spezifisch und messbar sind.
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3.) Führungskräfte dürfen ihre Teams nicht bevormunden
Mitarbeiter müssen alle Mittel zur Verfügung haben, die sie zur Zielerreichung benötigen. Entstehen Probleme, sollten Führungskräfte ihren Mitarbeitern zu Seite stehen. Keinesfalls sollten Manager aber die Arbeit ihrer Teams übernehmen und ihnen Entscheidungen abnehmen. Warum das so wichtig ist, lässt sich sehr schön im Buch Minuten Manager nachlesen.
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4.) Quality first
Wöchentliche Reviewmeetings, regelmäßige Kundeninterviews, Prototypentests, Sicherheitsanalysen und die Einhaltung von Quality Gates sind Beispiele für Standards in der Produktentwicklung. Die Methode sollte keinesfalls dazu führen, Sicherheits- und Qualitätsstandards oder bewährte Abläufe für höhere Zielerreichungsgrade zu opfern.
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5.) Abweichungen vom angestrebten Ergebnis zulassen
Oft beharren Entwickler und Produktmanager auf Spezifikationen in Lastenheften bzw. Pflichtenheften. Besonders bei Entwicklungsprojekten sind Feedbacks in frühen Phasen der Entwicklung von großer Relevanz. Interviews und Prototypentests werden nicht immer das angestrebte Ergebnis bestätigen.
Das Ziel von Kundeninterviews und Prototypentests sollte nicht die Bestätigung für das getroffene Design sein, sondern eher der Gegenbeweis.
Berechtigte Einwände von Kunden oder Interviewpartnern, die für den Produkterfolg entscheidend sind, müssen auch umgesetzt werden. Dazu ist es manchmal notwendig eine zuvor getroffene Entscheidung zu revidieren und Spezifikationen zu ändern. Nicht selten habe ich die besten Ansätze zur Problemlösung von Kunden bzw. Anwendern erhalten.
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6.) Moving targets vermeiden
Gelegentliche Abweichungen vom Ziel sind notwendig, sollten aber nicht zur Regel werden. Je sorgfältiger die Zielbildung bei Managements by Objectives durchgeführt wird, desto geringer ist der Bedarf nachträglicher Anpassungen.
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Vor- und Nachteile von Management by Objectives
Zu den Vorteilen von Management by Objectives gehört ganz klar die transparente Zielbildung. Werden Ziele Top Down auf Unternehmensbereiche umgelegt, lässt sich der Fortschritt bei der Zielerreichung leicht nachverfolgen. Zudem wird die Beurteilung individueller Leistungen leichter. Ausserdem können Bonus- und Prämiensysteme leicht gekoppelt werden.
Zu den Nachteilen von MbO gehört, dass es leicht zur Überforderung von Mitarbeitern und Managern kommt, wenn Ziele beispielsweise falsch abgeleitet werden oder die Machbarkeit falsch eingeschätzt wird. Auch sind nicht alle Ziele messbar im Sinne des SMART Ansatzes. Ebenfalls nicht zu unterschätzen ist der Zeitbedarf für den jährlichen Durchlauf.
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Fazit Management by Objectives
Management by Objectives ist ein hervorragendes Konzept zur Führung von Teams. Für den Erfolg mit diesem Ansatz ist die Kommunikation zwischen Führungskräften und Team entscheidend. Mitarbeiter benötigen Geschick bei der Planung von Zwischenzielen und müssen den Weg zur Zielerreichung nachvollziehbar machen. Führungskräfte müssen Feedback geben, ohne ihre Teams zu bevormunden und aktiv an der Definition des gewünschten Ergebnisses mitarbeiten. Richtig angewendet, wird mit MbO die Effizienz von Teams erhöht und der Arbeitsalltag von Managern und Mitarbeitern erleichtert.
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