Pflichtenheft Erstellung gehört in vielen Branchen zu den obligatorischen Aufgaben vor Beginn eines neuen Entwicklungsprojekts wobei die Inhalte je nach Branche stark voneinander abweichen können. Der Prozess der Pflichtenhefterstellung zielt einerseits auf die Festlegung von Spezifikationen und (Entwicklungs-) Zielen nach Vorlage eines Anforderungsprofiles (Lastenheft) ab und dient andererseits auch der Risiko- und Ressourcenanalyse.
Lastenheft- und Pflichtenhefterstellung gehören nicht unbedingt zu den beliebtesten Aufgaben im Rahmen einer Produktentwicklung. Vielfach wird auf diese Schritte verzichtet oder es erfolgt nur eine oberflächliche Ausarbeitung. Auch sind Zuständigkeiten nicht immer geklärt. Gründe für ein Unterlassen sind oft Kapazitätsauslastung bzw. Zeitdruck. Folglich werden nicht wenige Projekte ohne Anforderungsprofil und Produktspezifikation begonnen.
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Kostenbeeinflussung zu Anfang eines Projektes
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Allerdings haben die frühen Projektphasen entscheidenden Einfluss auf den Erfolg und prägen die späteren Kosten maßgeblich. Die Folgen von Entscheidungen werden dagegen erst im späteren Projektverlauf absehbar. Demzufolge erhöhen sich auch die Änderungskosten mit zunehmendem Entwicklungsverlauf und im ungünstigsten Fall sind Ergänzungen und Veränderungen dann gar nicht mehr möglich.
Für die Pflichtenheft Freigabe ist Transparenz notwendig. Folglich muss der Pflichtenheft Ersteller die technische Umsetzung in einem für den Auftraggeber verständlichen Format abfassen, was häufig nicht der Fall ist. Oft werden Anforderungen nicht deutlich genug oder widersprüchlich formuliert oder es fehlt dem Auftraggeber an notwendiger Fachkenntnis, um überhaupt eine gemeinsame Kommunikationsebene zu bilden. Diese Problematik zeigt sich häufig bei technisch anspruchsvollen Projekten (z.B. Maschinenbau, IT-Projekte, Industrieanlagen). Demzufolge kann es daher durchaus sinnvoll sein, zur Lastenheft- und Pflichtenhefterstellung externe Unterstützung herbeizuziehen.
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Welche Normen und Standards helfen bei der Lastenheft Pflichtenheft Erstellung?
Manche Branchen können auf Normen bzw. gesetzliche Vorgaben zugreifen, die als Orientierungshilfe bei der Erstellung von Lastenheften und Pflichtenheften dienen. Die ISO 13485, ein internationaler Standard für den Nachweis eines wirksamen Qualitätsmanagementsystems für Medizinproduktehersteller unterscheidet beispielsweise zwischen Stakeholder Anforderungen und Design Input. Vorgaben zur Erstellung von Pflichtenheften können außerdem der DIN 69905 entnommen werden. Hier werden Begriffe und Inhalte im Projektmanagement definiert. Für die Softwareentwicklung gibt es die Software Requirements Specification, wobei es sich um ein vom IEEE (Institute of Electrical and Electronic Engineers) erstmals (unter ANSI/IEEE Std 830-1984) veröffentlichten Standard zur Spezifikation von Software handelt. 2
Darüber hinaus gibt es Anforderungen an die Erstellung von Lasten- und Pflichtenheften aus den Richtlinien VDI/VDE 3694 / VDI 2519 und durch die Deutsche Gesellschaft für Projektmanagementent (GPM).
Typische Inhalte eines Pflichtenhefts beschreiben den Geltungsbereich, allgemeine Anforderungen, funktionelle Anforderungen, konstruktive Anforderungen (im Falle von Investitionsgütern), Betriebs- und Prüfbedingungen, geltende Normen und Vorschriften die Produktlebensdauer, Spezifikationen bzgl. Umweltschutz und Recycling sowie das Qualitätsmanagement und die vorgesehenen Entwicklungs- und Herstellkosten. Für die Entwicklung von Investitionsgütern ist die Kostenkalkulation ein äußerst relevanter Punkt. Schließlich stehen den aus dem Produktverkauf möglichen Erträgen Fixkosten durch Produktion, Lagerung und Montage entgegen.
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Pflichtenheft Aufbau
In vielen Unternehmen werden Pflichtenhefte auf Basis o.g. Normen und Standards erstellt und auf die eigenen Bedürfnisse abgeändert. In der Softwareentwicklung ist folgender Aufbau verbreitet 3.
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1. Ziel der Entwicklung
Hier wird zwischen Musskriterien, Wunschkriterien und Abgrenzungskriterien unterschieden.
Die Musskriterien beschreiben Leistungen, die vom Produktunbedingt erfüllt werden müssen. Wunschkriterien sind so gut wie möglich anzustreben, können unter Berücksichtigung anderer Anforderungen (z.B. Kosten) auch weggelassen werden und Abgrenzungskriterien bezeichnen Kriterien, die das Produkt nicht erfüllen darf.
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2. Einsatzfeld des Produktes:
Das Einsatzfeld des Produktes beschreibt vorgesehene Anwendungsbereiche (z.B. Office-Anwendungen), Zielgruppen und Betriebsbedingungen (z.B. mobiler Einsatz)
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3. Produktübersicht und Produktumgebung
In diesem Abschnitt werden die wichtigsten Produkteigenschaften beschrieben. Außerdem wird die Produktumgebung definiert, das heißt ob bestimmte Betriebssystem oder Datenbanken vorhanden sind oder auf diese zugegriffen werden muss.
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4. Funktionen
In diesem Kapitel erfolgt die Konkretisierung und Detaillierung der Lastenheft-Anforderungen mit Verweis auf die Nummerierung des Lastenhefts.
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5. Daten
Hier erfolgt die Beschreibung der Daten aus Benutzersicht , das heißt verbal und formal, z. B., durch Klassendiagramme.
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6. Leistungen
In diesem Abschnitt werden Leistungsanforderungen der Funktionen und Daten (d.h. Zeit, Genauigkeit, Mengen, Reichweite etc.) definiert.
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7. Anforderungen an die Qualität
In diesem Kapitel werden Qualitätskriterien festgelegt. In der Regel wird zwischen Funktionalität, Zuverlässigkeit, Benutzbarkeit, Effizienz, Änderbarkeit und Übertragbarkeit unterschieden.
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8. Benutzeroberfläche
Für die Softwareentwicklung ist die Benutzeroberfläche ein wesentliches Kriterium weshalb auch das Layout des Editors, die Menüführung oder Bedienung per Touch Funktion beschrieben werden sollte.
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9. Nichtfunktionale Spezifikationen
Hier werden alle Anforderungen aufgeführt, die sich nicht auf die Funktionalitä oder Leistung und Benutzungsoberfläche beziehen, z.B. einzuhaltende Gesetze oder Normen oder Revisionsfähigkeit.
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10. Technische Produktumgebung
In diesem Kapitel erfolgt die Auflistung der Schnittstellen, Hardware und Software mit denen das Produkt eingesetzt werden soll.
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11. Spezielle Anforderungen
Dieses Kapitel widmet sich den Anforderungen an die Entwicklungsumgebung, falls sich diese vom späteren Einsatzgebiet unterscheidet (Software, Hardware, Schnittstellen etc.)
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12. Ergänzungen/ Sonstiges
Alle Kriterien, die nicht klar zugeordnet werden können, finden in diesem Kapitel ihren Platz.
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Fazit Pflichtenheft Erstellung
Die Pflichtenheft Erstellung ist ein notwendiger Schritt zur Minimierung von Risiken im Projektverlauf und dient dabei einerseits als Lösungsspezifikation für zuvor im Lastenheft beschriebene Kundenanforderungen und ermöglicht andererseits die Validierung der Lösung am Ende eines Entwicklungsprojektes. Diverse Normen und Standards können bei der Ausarbeitung unterstützen, in der Regel findet aber eine Anpassung an die jeweiligen Bedarfe des Unternehmens statt.
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